24 czerwca 2024 r. ustawa o ochronie sygnalistów została opublikowana w Dzienniku Ustaw. Po kilkuletnim opóźnieniu Polska – jako ostatni z krajów Unii Europejskiej – implementowała do porządku prawnego dyrektywę Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa. Tym samym bieg rozpoczął okres vacatio legis, który dla większości wynosi 3 miesiące – wejdą one w życie pod koniec września 2024 r.
Jakie naruszenia mogą zgłaszać sygnaliści?
Ustawa umożliwia sygnalistom dokonywanie zgłoszeń lub ujawnień publicznych, jeśli zidentyfikują naruszenia gałęzi prawa określonych w ustawie. Warto więc odpowiedzieć na pytanie, jakie sprawy mogą stanowić przedmiot zgłoszenia.
Ustawa definiuje naruszenie prawa jako działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa, dotyczące:
- korupcji,
- zamówień publicznych,
- usług, produktów i rynków finansowych,
- przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu,
- bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami,
- bezpieczeństwa transportu,
- ochrony środowiska,
- ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego,
- bezpieczeństwa żywności i pasz,
- zdrowia i dobrostanu zwierząt,
- zdrowia publicznego,
- ochrony konsumentów,
- ochrony prywatności i danych osobowych,
- bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych,
- interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej,
- rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych,
- konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela – występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi w pkt 1–16.
Procedury przyjmowania zgłoszeń
Przedstawiony powyżej katalog stanowi obligatoryjne minimum. Każdy podmiot prawny w ramach regulacji wewnętrznych będzie zobowiązany przyjmować zgłoszenia powyższych naruszeń, czyli podejmować odpowiednie działania następcze z zachowaniem należytej staranności.
Ochrona sygnalistów
Ustawa wprowadza ochronę sygnalistów przed działaniami odwetowymi, czyli przed represjami za dokonanie zgłoszenia. Ochrona ta rozciąga się co najmniej na zgłoszenia dotyczące naruszeń dziedzin prawa i spraw wskazanych powyżej.
Rozpatrywanie zgłoszeń wewnętrznych
Podmioty prawne mogą w ramach procedury zgłoszeń wewnętrznych przyjmować i rozpatrywać zgłoszenia dotyczące regulacji wewnętrznych lub standardów etycznych. Te zagadnienia zostały ustanowione na podstawie przepisów prawa powszechnie obowiązującego i pozostają z nim w zgodzie.
Nie ma więc przeszkód, żeby umożliwić potencjalnym sygnalistom zgłaszanie naruszeń na przykład z zakresu prawa pracy (np. mobbingu). Sygnalista nie będzie mógł złożyć zgłoszenia zewnętrznego ani dokonać ujawnienia publicznego. Zgłoszenie będzie rozpatrywane wyłącznie na poziomie danej organizacji. Sygnalistom przysługiwać będzie stosowna ochrona przed działaniami odwetowymi, a co za tym idzie – instrumenty cywilne i karne służące ochronie ich interesów.
Wdrożenie czas zacząć
Od 1 lipca 2024 r. wszystkie podmioty publiczne oraz prywatne zatrudniające powyżej 50 osób, są zobligowane wdrożyć kanały przyjmowania zgłoszeń o nieprawidłowościach. Muszę też opracować i przyjąć procedury przyjmowania i rozpatrywania tych zgłoszeń oraz zapewnić efektywną ochronę sygnalistów w danej organizacji.
Etapy wdrożenia systemu – jak je zaplanować?
- Kanały zgłaszania naruszeń – wybór / wady i zalety
- Ochrona sygnalisty – proces
- Proces rozpatrywania zgłoszeń
- Procedura przyjmowania i rozpatrywania zgłoszeń
- Raportowanie i rekomendacje
- Edukacja i komunikacja
- Co po zgłoszeniu?
Dostępne możliwości:
- Dedykowana skrzynka mailowa
- Dedykowany formularz zgłoszeniowy
- Zewnętrzne kanały przyjmowania zgłoszeń
- Telefon
- Fizyczna skrzynka na korespondencję (najlepiej w miejscu, które nie jest na widoku)
- Osobista rozmowa z osobą zgłaszającą naruszenie
- Poczta tradycyjna
Sankcje za brak wdrożenia
Nieuchwalenie procedury przyjmowania i rozpatrywania zgłoszeń nie wiąże się z karami administracyjnymi nakładanymi ani na podmiot zobowiązany, ani na osoby zarządzające.
Brak wdrożenia może wiązać się jednak z odpowiedzialnością karną osób odpowiedzialnych za ustanowienie procedury. W spółkach jest to zazwyczaj zarząd. Zgodnie z ustawą, kto nie ustanawia procedury lub ustanawia ją z naruszeniem wymogów ustawy – podlega karze grzywny.
Ustawa łagodzi tę odpowiedzialność wskazując, że brak wdrożenia procedury jest wykroczeniem, a nie przestępstwem. Skutkuje to brakiem wpisu osoby, wobec której orzeczono grzywnę, do Krajowego Rejestru Karnego.
Jednakże, w pewnych przypadkach brak wdrożenia może wiązać się z odpowiedzialnością karną za popełnienie przestępstwa. Zgodnie z ustawą: kto chcąc, aby inna osoba nie dokonała zgłoszenia, uniemożliwia jej to lub istotnie utrudnia, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do roku. Brak wdrożenia procedury może być potraktowany jako uniemożliwienie lub istotne utrudnianie dokonania zgłoszenia, co może stanowić podstawę do skazania z tego artykułu.
Podsumowując, kary za brak wdrożenia procedury może nie są tak surowe, jak te za naruszenia prawa ochrony konkurencji i konsumenta czy przeciwdziałania praniu pieniędzy. Jednak odpowiedzialność karna osób zarządzających powinna zmotywować do nadania wdrożeniu ochrony sygnalistów odpowiedniej ważności.
Daria Morkunas | Savfron
Nazwa Savfron pochodzi od dwóch słów: Save (czyli oszczędzać) oraz PFRON (czyli Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych).
Misją naszej działalności jest oszczędzanie zasobów i czasu dla naszych klientów, którzy zatrudniając osoby z niepełnosprawnościami, jednocześnie dają szansę na integrację tym osobom w środowisku pracy i zwiększają świadomość społeczną.
