Przedsiębiorcy, którzy zatrudniają pracowników, muszą być świadomi wielu obowiązków wynikających z przepisów prawa. Jednym z nich jest zobowiązanie do wpłat na Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych (PFRON). Wysokie kary za niedopełnienie tych obowiązków mogą być dużym zagrożeniem finansowym dla firmy, dlatego warto wiedzieć, jak uniknąć takich sytuacji, kto ponosi odpowiedzialność i w jaki sposób dochodzić odszkodowania w przypadku problemów. Oto szczegółowy przewodnik po tych zagadnieniach.
Kiedy powstaje obowiązek wpłat do PFRON i co oznacza jego przekroczenie?
Obowiązek dokonywania wpłat na PFRON powstaje w przypadku, gdy przedsiębiorca zatrudnia
co najmniej 25 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, a wśród nich znajdują się osoby, które nie spełniają określonych kryteriów związanych z niepełnosprawnością. Wysokość wpłaty zależy od liczby zatrudnianych osób z orzeczeniem o niepełnosprawności oraz od tego, czy firma spełnia tzw. wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych, który wynosi 6%.
Przekroczenie obowiązku wpłat oznacza, że firma nie dopełnia wymogu zatrudniania odpowiedniej liczby pracowników z orzeczeniem lub nie wpłaca na PFRON wymaganej kwoty w określonym czasie. Może to prowadzić do wysokich kar finansowych oraz dodatkowych odsetek. Należy pamiętać,
że obowiązek wpłat na PFRON jest niezależny od charakteru działalności firmy, a ignorowanie tych przepisów wiąże się z poważnymi konsekwencjami.
Pierwsze kroki po otrzymaniu wezwania do zapłaty z odsetkami.
Jeśli przedsiębiorca otrzyma wezwanie do zapłaty z PFRON, w którym wskazano zaległości oraz odsetki, pierwszym krokiem powinno być dokładne sprawdzenie dokumentów. Należy zwrócić uwagę
na wysokość zobowiązań, termin ich zapłaty oraz ewentualne błędy, które mogły się pojawić
w obliczeniach.
Po weryfikacji danych warto skontaktować się z odpowiednią jednostką PFRON lub z biurem rachunkowym, aby uzyskać wyjaśnienia oraz sprawdzić możliwość negocjacji warunków spłaty zaległości. Jeśli okaże się, że zobowiązanie zostało naliczone błędnie lub że wystąpiły okoliczności łagodzące, warto starać się o umorzenie części lub całości zadłużenia.
Kto ponosi odpowiedzialność za niedopełnienie obowiązku?
Odpowiedzialność za niedopełnienie obowiązku wpłat na PFRON ponosi pracodawca lub osoba zarządzająca przedsiębiorstwem. Może to obejmować właściciela firmy, członków zarządu spółki lub inne osoby, które mają decydujący wpływ na jej działalność.
Jeśli obowiązki te nie są realizowane, wówczas to pracodawca ponosi odpowiedzialność finansową. Niemniej jednak w przypadku dużych przedsiębiorstw odpowiedzialność może być podzielona pomiędzy różne osoby w strukturze organizacyjnej firmy, szczególnie jeśli decyzje dotyczące zatrudnienia osób niepełnosprawnych podejmowane są na poziomie zarządu.
Jak powinna wyglądać umowa z biurem rachunkowym, aby zabezpieczyć swoje interesy?
Współpraca z biurem rachunkowym to kluczowy element, który może pomóc przedsiębiorcy uniknąć problemów z PFRON. Umowa z biurem rachunkowym powinna zawierać dokładny zakres odpowiedzialności oraz określenie obowiązków związanych z przestrzeganiem przepisów dotyczących zatrudniania osób niepełnosprawnych i wpłat do PFRON.
Należy jasno określić, że biuro rachunkowe ma obowiązek regularnego monitorowania zmian
w przepisach dotyczących PFRON i przekazywania firmie stosownych informacji. Powinna także zawierać zapisy dotyczące odpowiedzialności biura rachunkowego za błędne obliczenia lub zaniedbania w tym zakresie. Warto także określić terminowość wykonania usług oraz kwestie związane z dodatkową obsługą w przypadku kontroli lub wezwań do zapłaty.
Za co można otrzymać odszkodowanie i jak dochodzić swoich praw?
Jeśli przedsiębiorca poniósł straty finansowe z powodu błędów po stronie PFRON, biura rachunkowego lub innych osób trzecich, ma prawo dochodzić odszkodowania.
- Błędy PFRON – jeśli PFRON nałożył karę lub naliczył odsetki w wyniku błędnych danych
(np. błędne obliczenie liczby pracowników z orzeczeniem o niepełnosprawności), przedsiębiorca może starać się o odszkodowanie lub umorzenie części zadłużenia.
- Błędy biura rachunkowego – jeśli firma poniosła straty w wyniku błędów po stronie biura rachunkowego (np. niezgłoszenie obowiązku wpłat na czas), możliwe jest dochodzenie roszczeń w drodze cywilnej. W takim przypadku przedsiębiorca może wystąpić z roszczeniem
o odszkodowanie za wyrządzone straty.
Błędy biura rachunkowego – klauzula odpowiedzialności cywilnej i możliwość roszczenia odszkodowania.
W przypadku, gdy biuro rachunkowe popełni błąd, który prowadzi do nieprawidłowego rozliczenia zobowiązań wobec PFRON, przedsiębiorca może dochodzić roszczeń o odszkodowanie. Kluczowe jest, aby biuro rachunkowe posiadało wykupioną polisę ubezpieczeniową zawierającą klauzulę dotyczącą odpowiedzialności cywilnej przedsiębiorcy prowadzącego obsługę kadrowo-płacową, zwłaszcza klauzulę nr 40, odnoszącą się do odpowiedzialności za błędy w obsłudze kadrowej i rozliczeniach,
w tym również tych związanych z PFRON. Jeśli biuro rachunkowe posiada odpowiednią polisę ubezpieczeniową, przedsiębiorca może rościć odszkodowanie bezpośrednio od firmy ubezpieczeniowej, która pokryje straty wynikłe z błędów biura.
Należy jednak pamiętać, że odszkodowanie może obejmować jedynie odsetki za nieterminowe płatności, które powstały w wyniku zaniedbania biura rachunkowego przy dokonywaniu wpłat
na PFRON. Samą wpłatę na PFRON przedsiębiorca nie odzyska, ponieważ jest to zobowiązanie podatkowe, które wynika bezpośrednio z ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej osób niepełnosprawnych. Oznacza to, że przedsiębiorca musi uiścić tę wpłatę, niezależnie od błędów biura rachunkowego, ale odsetki za opóźnienia w płatności mogą być przedmiotem roszczenia wobec ubezpieczyciela biura rachunkowego.
W związku z tym, przedsiębiorca powinien być świadomy, że choć nie odzyska całkowitej kwoty zobowiązania wobec PFRON, ma prawo ubiegać się o rekompensatę za koszty związane
z opóźnieniami, co stanowi ważne zabezpieczenie finansowe.
W obu przypadkach, kluczowe jest zbieranie dokumentacji, która będzie stanowić dowód w sprawie. Ważne jest także skonsultowanie się z prawnikiem, który pomoże w dochodzeniu roszczeń.
Najlepsze praktyki, by uniknąć podobnych sytuacji w przyszłości.
Aby uniknąć problemów z PFRON i kar za niedopełnienie obowiązków, warto wprowadzić kilka dobrych praktyk:
- Monitorowanie zmian w przepisach – przedsiębiorca powinien regularnie sprawdzać zmiany w przepisach dotyczących zatrudniania osób niepełnosprawnych i wpłat do PFRON.
- Współpraca z doświadczonym biurem rachunkowym – dobór profesjonalistów, którzy znają przepisy i posiadają doświadczenie w kwestiach PFRON, to kluczowy element minimalizowania ryzyka.
- Szkolenie kadry zarządzającej – osoby odpowiedzialne za zatrudnianie pracowników powinny być świadome wymagań dotyczących PFRON, aby unikać niedopatrzeń.
- Regularne audyty wewnętrzne – przeprowadzanie regularnych audytów w zakresie obowiązków wobec PFRON może pomóc w wykrywaniu ewentualnych nieprawidłowości na wczesnym etapie.
- Przejrzystość dokumentacji – wszystkie dokumenty związane z zatrudnianiem pracowników niepełnosprawnych i wpłatami na PFRON powinny być dokładnie archiwizowane, aby w razie potrzeby móc łatwo wykazać zgodność z przepisami.
Podsumowanie
Przestrzeganie przepisów dotyczących PFRON jest kluczowe dla każdej firmy, która zatrudnia osoby niepełnosprawne. Przemyślane podejście do obowiązków, współpraca
z profesjonalistami oraz szybkie działanie w przypadku pojawienia się problemów pozwolą uniknąć poważnych konsekwencji finansowych.
Edyta Sawko | Savfron
Nazwa Savfron pochodzi od dwóch słów: Save (czyli oszczędzać) oraz PFRON (czyli Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych).
Misją naszej działalności jest oszczędzanie zasobów i czasu dla naszych klientów, którzy zatrudniając osoby z niepełnosprawnościami, jednocześnie dają szansę na integrację tym osobom w środowisku pracy i zwiększają świadomość społeczną.
